Contabilidad de pólizas de seguro. Periodificación de seguros y cuentas contables.

La periodificación de seguros en contabilidad implica registrar los pagos de primas de seguros en el período en el que se obtienen los beneficios de cobertura.

Voy a intentar explicar cómo realizar este registro contable y llevar un control efectivo de los seguros en tu empresa. Y lo vamos a ver con ejemplos que es cómo mejor se puede entender.

El asiento donde se nos cobra es el siguiente.

• Cuenta 625 de Gastos por primas de seguros.
• Cuenta 572 Banco (importe cobrado) X. €

Es un asiento simple donde podemos tener especificadas las primas de seguros en el “debe” (la cuenta 625) y un cargo en el “haber” (la cuenta 572).

Esto es así de simple cuando nuestra póliza empieza del 1 de enero y termina el 31 de diciembre. Pero ¿Qué pasa si la cobertura de la póliza ocupa parte de este año y parte del siguiente?

Pues tenemos que imputar una parte proporcional del gasto a este año y parte al ejercicio siguiente hasta su vencimiento. Con lo cual debemos periodificar el gasto, sería un error imputar todo el gasto en la cuenta de resultados de ese año.

¿Cómo se periodifica el gasto?

Usando la cuenta del grupo 4 contable, que se situara en el Activo del Balance: Gastos anticipados. Hay debemos realizar una prorrata en función del número de días pertenecientes a cada año.

Te lo explico con un ejemplo:

Calculamos el porcentaje del año que supone la fecha del cargo (18 de agosto de 2023) e inicio de la póliza de seguros de una nave de la empresa.

El 18 de agosto suponen 230 días (31+28+31+30+31+30+31+18) desde el inicio de año, esto quiere decir que la póliza cargada este año cubrirá un 63% del año que viene y solo un 37% de este. Si el importe de la póliza es de 188,33 €, realizamos los siguientes cálculos para la ejecución del asiento:

Si lo prefieres, hay muchas calculadoras de días que te dan el número de días entre dos fechas.

En este enlace te dejo una página de ejemplo, pero hay muchas.

• 63% de 2021 = 188,33€0,63 = 118,65€
• 37% de 2022= 188,33€0,37= 69,68€

118,65 € (625) Gastos por primas de seguros  69,68€ (480) Gastos anticipados

(572) Bancos (el importe cobrado) 188,33 €

La desperiodifiación del seguro consistirá en deshacer el asiento el año siguiente en el momento de la renovación de la póliza:

69,68€ (625) Gastos por primas de seguros

(480) Gastos anticipados 69,68 €

Como último apunte, en este tip de contabilidad, se recomienda anotar en el concepto del asiento el concepto que cubre el seguro y el rango de fechas de la póliza, que en nuestro ejemplo sería 18/08/2023 – 18/08/2024.

Conclusión: en empresas grandes con contratación de muchos seguros no debemos olvidarnos de revisar a final de ejercicio la cuenta de gastos anticipados. Observando si se han desperiodificado los seguros que vienen del año anterior y si se han periodificado los seguros pagados este año.

No te olvides de que esta periodificación y posteriordes periodificación de gastos en primas de seguros se puede evitar solicitando a tu compañía realizar vencimientos convenidos, que es que nos cambien el vencimiento de la póliza a 31 de diciembre. Por lo que vencerían todos nuestros seguros el 31 de diciembre y renovarían el 1 de enero, evitándonos este cálculo sobre cada póliza de forma anual.

Si lo que te preocupa es que se te junten todos los pagos el día 1 de enero de la cuenta de seguros, cada vez más compañías hacen planes de pago indistintamente del vencimiento, incluso mensual, prácticamente sin recargo.

Si tienes dudas pincha en el enlace y comentamos.